Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được?

hiện giờ, máy scan là loại máy khá thông dụng được trang bị trong các văn phòng công ty, tiệm Photocopy,… Bài viết dưới đây sẽ cho bạn biết một số công dụng của máy scan và cách scan giấy tờ đơn giản nhé.

1. Máy Scan là gì?

Máy Scan (máy quét) là một thiết bị chụp và chuyển Bức Ảnh từ các giấy tờ văn bản, tài liệu, áp phích, các trang tạp chí, Bức Ảnh,… thành tệp dữ liệu Bức Ảnh sau đó được hiển thị và biên tập trên máy tính.

Bạn Đang Xem: Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được?

Nói đơn giản là biến tài liệu cứng thành tệp tin phần mềm (nhiều người hay gọi là chuyển file cứng thành file mềm).

Các máy Scan thường được trang bị các phần mềm đi kèm, chẳng hạn như Photoshop của hãng Adobe để bạn có thể biên tập kích thước của file ảnh.

Nguyên lý buổi giao lưu của máy scan tương tự như máy sao chụp (Photocopy): Một thiết bị tích điện kép (Charge-Coupled Device -CCD) sẽ thu lấy Bức Ảnh trên trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ theo dạng thông tin số rồi thành các file để lưu trữ trên điện thoại hoặc máy tính.

2. Công dụng của máy Scan

– Tiết kiệm không gian văn phòng

Công dụng được nhắc đến đầu tiên là chiếc máy scan vô cùng tiện ích này có kích thước nhỏ gọn chỉ chiếm một góc bàn nhỏ, không làm hạn chế không gian văn phòng.

Dường như, có một số máy in có chức năng Scan, copy giúp chúng ta chỉ cần sở hữu 1 thiết bị cho nhiều công việc.

– Lưu trữ tài liệu quan trọng

Xem Thêm : Luận giải Cung Huynh Đệ – CoHoc.VN

Phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống thường xảy ra vấn đề thất lạc, đặc biệt là những tài liệu lâu năm. Thông qua máy scan các tài liệu đều được số hóa và lưu trữ dễ dàng trên máy.

– Độ bảo mật thông tin an ninh, tuyệt đối

Sau khi lưu trữ thông tin cần scan lên máy (dạng file PDF) bạn có thể cấu hình thiết lập cấu hình mã truy cập giúp tài liệu được an ninh. Chỉ những người được cấp quyền truy cập mới có thể đọc được tài liệu.

– Dễ dàng tìm kiếm tài liệu

Việc chuyển tài liệu giấy sang những file lưu trữ trên máy sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp theo từng phân loại khác nhau, dựa &o công cụ lọc để có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản.

Tài liệu sau khi scan có thể chia sẻ qua mail, đám mây hoặc các ứng dụng bên thứ ba điều đó giúp bạn dễ dàng truy cập tài liệu từ xa ở bất cứ nơi nào.

– nâng cấp hiệu suất làm việc của nhân viên

Với phương pháp lưu trữ truyền thống sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm tài liệu, máy scan giúp tài liệu được lưu trữ biến hóa linh động hơn. Công việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho nhân viên để có thể xử lý những công việc khác.

– hồi sinh tài liệu bị mất

Trong những trường hợp chưa ổn khiến tài liệu của bạn bị mất, việc scan tài liệu và cẩn thận lưu trên những ứng dụng lưu trữ (đám mây, Google Drive,…) giúp bạn bình phục lại những dữ liệu cần thiết 1 cách nhanh chóng.

3. Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

– Bước 1: Đặt tài liệu &o máy scan

Xem Thêm : ROM điện thoại là gì? Cách chọn điện thoại có ROM phù hợp với

Sau khi kết nối máy tính &o máy scan, bạn hãy úp tài liệu cần scan &o mặt kính ngay ngắn theo đúng vị trí đánh dấu trên máy.

– Bước 2: Điều chỉnh tùy chỉnh cấu hình thiết lập máy scan trên phần mềm scan

Bạn hãy mở phần mềm scan để điều chỉnh scan tài liệu theo mong muốn (trắng đen hoặc màu, kích thước bản scan,…). Sau đó, bạn nhấn nút scan trên phần mềm hoặc trực tiếp trên máy scan.

Sau khi tài liệu được scan xong trên phần mềm sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn biên tập khác như điều chỉnh xoay ảnh. Khi lưu bạn có thể lưu theo định dạng file mình mong muốn hoặc mặc định.

– Bước 3: biên tập tài liệu

Sau khi tài liệu được scan xong, bạn có thể sử dụng một số chương trình sửa đổi (Adobe Acrobat) để chuyển đổi file dưới dạng PDF hoặc sắp xếp nhiều tài liệu khác nhau thành một file tổng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể khắc phục hình ảnh như độ sáng, độ nhòe, rõ nét,…

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về công dụng của máy scan và cách scan tài liệu nhanh chóng. Chúc Anh chị thành công!

Một số máy in đang được bán tại Thế Giới Di Động