Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sau 5 bước – NewCA

Hóa đơn điện tử là giải pháp doanh nghiệp sử dụng thay cho hóa đơn giấy bởi tính ưu việt. Trong đó, nghiệp vụ xuất hóa đơn là một công việc mà mọi kế toán đều phải biết. Bạn đừng bỏ qua bài viết này để hiểu hơn về cách xuất hóa đơn điện tử đúng quy định.

Bạn Đang Xem: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sau 5 bước – NewCA

Xuất hóa đơn điện tử khi nào?

Mặc dù hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, trong 1 số trường hợp, kế toán vẫn cần thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử ra giấy.

• Trường hợp phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường. Mục đích để cơ quan chức năng kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa.
• Trường hợp mang sản phẩm đi giới thiệu cần chứng minh nguồn gốc để tạo sự tin tưởng cho khách.
• Phục vụ công tác kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua hoặc khi bên mua có yêu cầu cụ thể.
• Trường hợp các khâu nghiệp vụ trong doanh nghiệp cần xuất hóa đơn.

Quy định đối với xuất hóa đơn điện tử

Để nắm được cách xuất hóa đơn điện tử bạn phải hiểu về các quy định. Theo Khoản 1, điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về xuất hóa đơn điện tử như sau:

Tên in trên phiếu cách xuất hóa đơn điện tử

Xem Thêm : Văn mẫu lớp 11: Phân tích bài thơ Tự tình 2 của Hồ Xuân Hương Sơ

Mỗi hóa đơn sẽ được gọi tên khác nhau theo quy định tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Ví dụ như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu đẩy ra, tem,…

Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Trên hóa đơn có ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn sử dụng các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn:

• bậc nhất: Hóa đơn GTGT
• Số 2: Hóa đơn bán hàng
• Số 3: Biểu thị phiếu đẩy ra + vận chuyển điện tử
• Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, phiếu thu, chứng từ điện tử,…

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Có nhiều cách xuất hóa đơn điện tử khác nhau nhưng chỉ có duy nhất 1 quy định về các ký hiệu hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn gồm dãy 6 ký tự cả chữ và số để bộc lộ thông tin loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Các ký tự cũng có các quy định sau:

• Ký tự đầu tiên là chữ C hoặc K. Trong đó, C biểu hiện cho hóa đơn có mã của cơ quan thuế. T dành cho loại hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.
• 2 ký tự tiếp theo là số, biểu thị cho năm lập hóa đơn điện tử. 2 ký tự này được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.
• Ký tự tiếp theo là T hoặc D hoặc L hoặc M biểu thị cho loại hóa đơn điện tử. Trong đó, T là hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, member buôn bán đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. Chữ D là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng. Chữ L là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được cấp theo các đợt phát sinh. Chữ M đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
• 2 ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu thực tế của mình.

Ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn cũng rất quan trọng. Trong cách xuất hóa đơn điện tử, chúng được đặt ở phía trên bên phải của hóa đơn. Ví dụ 1C22TAA là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế lập &o năm 2022. Đây là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân Marketing Thương mại thương mại đăng ký với cơ quan thuế.

Các thông tin cả bên người bán và người mua

Xem Thêm : 75 bài thơ thất tình 2 câu dành cho những người tổn thương trong

Trên hóa đơn, phải có đầy đủ thông tin của người bán và người mua. Thông tin bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký Marketing Thương mại Thương mại, giấy chứng nhận đăng ký thuế,…

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn gồm nhiều nội dung khác như:

• Tên mặt hàng hoặc loại dịch vụ, số lượng, đơn giá…
• Thuế suất thuế GTGT
• Chữ ký số điện tử của cả bên bán và bên mua
• Thời điểm lập hóa đơn
• …

Cách xuất hóa đơn điện tử đơn giản

Các doanh nghiệp phải đảm bảo cách xuất hóa đơn điện tử chính xác, đúng quy định. Dưới đây là hướng dẫn quy trình 5 bước cho bạn nên nắm được:

• Bước 1: Đăng nhập &o phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng. Ví dụ phần mềm CyberCare
• Bước 2: Chọn chức năng “In biến đổi”. Ví dụ, ở phần mềm CyberCare, bạn chọn “Sử dụng hóa đơn/ Lập hóa đơn giá trị gia tăng”. Hoặc bạn có thể chọn một loại hóa đơn đang muốn lập và xuất.
• Bước 3: Điền thông tin và nhập mã hóa đơn cần xuất
• Bước 4: Bạn thực hiện thao tác kết xuất bằng cách chọn “In chuyển đổi”.
• Bước 5: Bạn ký, đóng dấu hóa đơn dạng giấy vừa được xuất, in ra.

Tóm tắt bài viết

Trên đây là quy trình cách xuất hóa đơn điện tử áp dụng được cho nhiều phần mềm. Hy vọng Anh chị sẽ có những thông tin có ích về hóa đơn điện tử.

CÔNG TY CỔ PHẦN NEWCA

• Tổng đài CSKH: 1900 2066
• Hotline: 0936 208 068
• Website: https://newca.vn/