Stakeholders là gì? Quản lý Stakeholders như thế nào? – PMA

cập nhật lần cuối &o 22/02/2023 bởi Phạm Mạnh Cường

Bạn Đang Xem: Stakeholders là gì? Quản lý Stakeholders như thế nào? – PMA

Stakeholders (các bên liên quan) rất quan trọng với mọi dự án. Hãy dành thời gian cùng với PMA tìm hiểu stakeholders là gì cũng như bài viết liên quan cách quản lý stakeholders.

Giới thiệu về Stakeholders Management

Stakeholders là gì?

Stakeholders là một cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc tự nhìn nhận bản thân bị ảnh hưởng.

Họ nhiệt tình tới sự thành công của dự án và là người đóng góp cho dự án từ phía bên phía trong hoặc bên ngoài.

Có những loại Stakeholders nào?

Mỗi dự án có nhiều stakeholders, họ thường được phân làm 2 loại:

• Internal stakeholders
• External stakeholders.

Tại sao chúng ta cần quản lý Stakeholders?

Có thể kể tới 4 nguyên nhân:

• Stakeholders rất quan trọng vì họ có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc tốt với dự án bằng quyết định của họ. Có stakeholders chính – những người mà đóng góp của họ mang tính quyết định xem dự án có thể thực hiện hay không.
• Nhà quản lý cần học cách quản lý stakeholders để xác định ai là stakeholders chính và đảm bảo đáp ứng yêu cầu của họ
• Với phương pháp quản lý Stakeholders tốt chúng ta có thể làm giảm rủi ro dự án
• Sự chấp nhận của Stakeholders được coi là một mục tiêu quan trọng của dự án

Quản lý Stakeholders như thế nào? gồm có những quá trình gì?

Quản lý Stakeholders gồm 4 quá trình:

1. Xác định Stakeholders
2. Lên kế hoạch về sự tham gia, đóng góp của Stakeholders
3. Quản lý sự đóng góp, tham dự của Stakeholders
4. Gisát hại hoạt động của Stakeholders

Xác định Stakeholders

Xác định Stakeholders là gì?

Đây là một quá trình mà nhà quản lý dự án và đội quản lý dự án xác định tất khắp cơ thể hoặc tổ chức chịu ảnh hưởng bởi dự án.

Vì sao cần xác định Stakeholders?

Lý do là vì khi stakeholders chưa được xác định rõ, những stakeholders quan trọng có thể gây rủi ro cho dự án trong tương lai. Điều này nên được xác định càng sớm càng tốt, nhất là trong giai đoạn đầu của dự án, trước khi khai mạc lên kế hoạch.

Bên cạnh đó còn cần xác định Stakeholders xuyên suốt cả dự án. Vì khi có thêm stakeholders mới thì cần xác định lại và thực hiện lại quá trình quản lý Stakeholders.

Làm thế nào để xác định Stakeholders?

Xem Thêm : Proforma là gì? Tất Tần Tật Về Hóa Đơn Chiếu Lệ Pro Forma

Khi xác định Stakeholders, hãy xác định từ vị trí ảnh hưởng của họ: trên, dưới, bên ngoài và bên trong. Đó có thể là: khách hàng, nhà cung cấp, quản lý, đội dự án v.v.

Sau khi xác định hãy phân tích yêu cầu, mong đợi, sở thích, tầm ảnh hưởng, kiến thức v.v. của stakeholder. Những stakeholders quan trọng là những người đưa ra quyết định trong dự án. Với những người này, quản lý cần ưu tiên để giao tiếp và thân mật tới mong muốn của họ.

Bước 1: Xác định những bên có thể trở thành Stakeholders

1. Xác định toàn bộ những bên có tiềm năng thành Stakeholders
2. Xác định tầm ảnh hưởng

Bước 2: Phân tích Stakeholders

1. Xác định các nhu cầu chủ yếu, mong đợi, tầm ảnh hưởng, … của Stakeholders
2. Xác định key stakeholders

Bước 3: Phân loại Stakeholders

1. Phân độ ưu tiên cho các key stakeholders
2. Sử dụng các mô hình phân loại (ví dụ Power/Interest Grid)

Bước 4: Xác định chiến lược quản lý Stakeholders

Đưa ra các cách mà nhà quản lý giao tiếp với Stakeholders.

Có công cụ nào hỗ trợ việc xác định?

Một số công cụ mà quản lý có thể dùng để phân tích và đánh giá:

• Power/ Interest Grid
• Salience Model
• Stakeholder cube
• Expert Judgement
• Meeting
• Brainstorming
• Questionnaire and survey
• Document analysis

Lên kế hoạch quản lý sự tham dự của Stakeholders

Sự tham dự của Stakeholders có ý nghĩa thế nào?

Sự tham dự của Stakeholder là quan trọng đối với sự thành công của dự án.

Khi nào cần lên kế hoạch quản lý Stakeholders?

Sự liên quan và tham gia của stakeholders sẽ thay đổi theo từng dự án.

Sự tham dự của mỗi stakeholders là khác nhau trong mỗi giai đoạn khác nhau của dự án nên việc lên kế hoạch này rất cần phải diễn ra trong suốt dự án.

Có những cấp độ tham gia nào của Stakeholders ?

Các cấp độ phân loại có thể gồm có 5 cấp độ:

• Unaware: Không nhận thức về dự án và các ảnh hưởng tiềm ẩn
• Resistant: Nhận thức về dự án và các ảnh hưởng ảnh hưởng ảnh hưởng liên quan tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi
• Neutral: Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ
• Supportive: Nhận thức về dự án và các ảnh hưởng tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi
• Leading: Nhận thức về dự án và các ảnh hưởng tiềm ẩn; và tích cực tham gia &o việc đảm bảo dự án thành công

Có những công cụ gì giúp nhà quản lý lên kế hoạch quản lý sự tham dự?

Những công cụ để giúp nhà quản lý thực hiện việc lên kế hoạch này:

• Stakeholder engagement assessment matrix: giúp so sánh mức độ ảnh hưởng với dự án Hiện tại của stakeholders (C) và nhà quản lý mong muốn stakeholders đóng góp với dự án (D)
• Benchmarking: so sánh kết quả phân tích stakeholder để đưa ra thông tin từ tổ chức, dự án khác mà đang xem xét tiêu chuẩn
• Root cause analysis: xác định nguyên nhân gốc
• Assumption and constraint analysis: Phân tích giả định và hạn chế
• Mind mapping: tư duy trực quan về thông tin của stakeholder và mối quan hệ của họ với nhau và với tổ chức
• Decision making: đánh giá quyết định ưu tiên

Quản lý sự tham gia của Stakeholders?

Quản lý sự tham gia của Stakeholders là gì?

Đó là quá trình giao tiếp và làm việc với stakeholder để có được sự ủng hộ, duy trì sự của hộ của họ cũng như giảm thiểu sự phản đối, ảnh hưởng thụ động của họ đối với dự án.

Tại sao phải quản lý sự tham gia của Stakeholders?

Lý do cần quản lý đóng góp của họ là vì thái độ và sự cam kết của họ với dự án có thể thay đổi khi có sự việc bất kỳ xảy ra – có thể gây ảnh hưởng tới quyết định của họ

Xem Thêm : Chỉ số Bovis là gì, có ý nghĩa ra sao?

Đây sẽ là việc được diễn ra xuyên suốt trong dự án.

Làm thế nào để thực hiện việc quản lý sự tham gia của Stakeholders?

Để làm việc với stakeholder, quản lý cần đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ cũng như khích lệ họ tham dự sâu &o dự án.

Nhà quản lý có thể đáp ứng mong đợi của họ thông qua sự giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề của họ.

Có những công cụ giúp quản lý sự tham gia của Stakeholders?

Giới thiệu công cụ có lợi với nhà quản trị trong việc quản lý sự tham gia của stakeholder:

• Ground rules: một loại những biện pháp hành động mà đội đồng ý tuân theo cũng như những nhà stakeholder khác đồng ý tham gia. Ground rules giúp giảm mâu thuẫn xảy ra
• Communication skills: sử dụng feedback. Feedback được dùng để đảm bảo stakeholders nhận được thông tin và hiểu đúng. Đội quản lý sử dụng feedback để hiểu phản ứng của stakeholder với các hoạt động sinh hoạt sinh hoạt dự án và quyết định đưa ra.
• Interpersonal and team skills: sự quan sát và dàn xếp được dùng để bắt nhịp công việc, thái độ của những thành viên và stakeholder. Hình như, quản lý đàm phán và xung đột được sử dụng để đạt được thỏa thuật và sự ủng hộ bổ ích cho dự án và kết quả dự án cũng như giải quyết xung đột của đội và stakeholders. Cuối cùng thì sự nhận thức văn hóa (Cultural awareness) và nhận thức chính trị (Political awareness) cũng quan trọng trong việc xem xét yêu cầu của stakeholder cũng như để hiểu mối quan hệ trong và ngoài dự án

Gigiết hại sự tham gia của Stakeholders

Giám sát sự tham gia của Stakeholders là quá trình gì?

Nó là quá trình giám sát bao gồm giám sát mối quan hệ với stakeholder và điều chỉnh kế hoạch và chiến lược cho sự tham gia của stakeholder trong dự án.

Tại sao phải giám sát sự tham gia của Stakeholders?

Quản lý cần giám sát sự tham gia của họ vì những hoạt động sinh hoạt trong quá trình này có thể sẽ không hiệu quả và hiệu suất như dự kiến.

Bên cạnh đó, cộng đồng stakeholder và sự tham gia của họ cũng sẽ phát triển khi dự án phát triển.

Làm sao để giám sát sự tham gia của Stakeholders?

Giám sát sự tham gia của Stakeholders gồm 4 bước:

• So sánh kết quả của hoạt động hiện tại của stakeholder với những hoạt động được vạch ra trong kế hoạch có sẵn.
• Xác định và định lượng các kết quả.
• Gợi ý lựa chọn để đáp ứng với các phương sai: duy trì, tăng hoặc giảm hiệu quả, hiệu suất của sự tham gia.
• Đặt thứ tự ưu tiên và chọn cách xử lý rất chất lượng cho các phương sai.

Có những công cụ gì giúp giám sát sự tham gia của Stakeholders?

Những công cụ giám sát sự tham gia của Stakeholder:

• Stakeholder analysis: Xác định mức độ tham gia của các nhóm bên tác động và các cá nhân tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào trong dự án.
• Stakeholder engagement assessment matrix
• Root cause analysis : xác định lý do cơ bản sự tham gia của các bên thúc đẩy không hiệu quả như dự kiến
• Alternatives analysis: Đánh giá các tùy chọn để đáp ứng các phương sai trong kết quả mong muốn của sự tham gia của các bên ảnh hưởng
• Decision making: phân tích quyết định và bỏ thămMeetings: Các buổi họp đánh giá trạng thái được sử dụng để bàn thảo và phân tích thông tin về sự tham gia của các bên tác động
• Communication skills: bình luận được sử dụng để đảm bảo rằng thông tin cho các bên thúc đẩy được tiếp nhận và hiểu đúng. Hình như, bài thuyết trình được dùng để báo tin rõ ràng cho các bên liên quan.
• Interpersonal and team skills: nghe chủ động, kỹ năng lãnh đạo, mạng lưới, nhận thức văn hóa và chính trị

Tổng kết

Toàn bộ các kiến thức trên đều được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ quản lý quốc tế PMP của PMA. Hi vọng những kiến thức trên sẽ giúp bạn thành công hơn trong việc quản lý dự án.

tham khảo thêm: Chứng chỉ PMP và những điều nên biết